Координация ДСГН ПСВТ'25
ДСГН ПСВТ — посвящение первокурсников Школы дизайна НИУ ВШЭ в студенты. В 2025 году мероприятие прошло в 7-й раз.
Миссия
Цель мероприятия — посвятить первокурсников в ценности Школы дизайна, сделать их частью сообщества студентов, получить приятные воспоминания и найти новых знакомых и друзей не только со своего профиля.
Моя роль
В этом году я принимала участие в организации посвящения в первокурсники Школы дизайна в 4-й раз. В 2022 году я была организатром в отделах развлечений и декораций. В 2023 и 2024 — была главой отдела финансов, организатором развлечений и декораций.
В 2025 году мне наконец‑то повезло стать одним из трёх координаторов — главных лиц посвята, отвечающих за все мероприятие.
Задачи координатора
В мои задачи как координатора входило:
1. Отбор глав отделов и организаторов 2. Составление общего списка задач отделов 3. Подготовка и проведение организационных собраний с главами отделов и организаторами 4. Помощь и поддержка всех отделов 5. Утверждение всей документации: правил, договоров, стоимости билетов и так далее 6. Координация между отделами и организаторами до мероприятия и на самом мероприятии, включая решение всех форс-мажорных ситуаций совместно с двумя другими координаторами 7. Подготовка питания и трансфера организаторов 8. Уборка на площадке после мероприятия со всей командой
Задачи моих отделов
Под моим руководством находились три отдела:
1. Отдел финансов (отвечающий за составление смет, утверждение цен на билеты, закупки и продажи) 2. Отдел коммуникаций (отвечающий за общение с площадками, поставщиками, приемом и обработкой жалоб и предложений команды) 3. Отдел работы со спонсорами (отвечающий за поиск спонсоров, согласование коллабораций, общение и отчеты перед компаниями-спонсорами)
В рамках работы с ними я занималась:
1. Помощью с организацией и ведением всех таблиц и форм отделов — сметы, продажа билетов, списки на заселение, списки на трансфер и так далее.
Небольшая часть всех таблиц во время организации
2. Введением в таблицы формул и связей, в том числе с помощью скриптов, автоматизирующих процесс подготовки и заселения
Например, для работы таблицы заселения была придумана система, по которой человек, который получал ключ, отображался в отдельной колонке у всех проживающих в номере.
Это позволило очень быстро провести заселение и выселение гостей — и впервые за несколько лет в рамках мероприятия не было утеряно или забыто ни одного ключа.
Также автоматически мы знали, на каком автобусе должен приехать гость и купил ли он мерч. Если купил — то какой. Это также позволило быстро распределить его между первокурсниками.
Таблица трансфера гостей
3. Полной подготовкой подробной таблицы расписания каждого отдельного организатора. В том числе со сбором информации от самих организаторов и глав отделов по вопросам их заселения и выбора способа приехать на площадку и уехать с нее.
Таблица расписания организаторов
4. Поиском площадки для мероприятия, трансферных компаний и других важных локаций для хранения и проведения подготовительных работ как на начальном этапе (до отбора глав отделов), так и активной помощью по этим вопросам уже в стадию активной работы.
В этот раз мы смогли найти удобно расположенный гараж для хранения всего стаффа и работы над декорациями.
5. Поиском спонсоров, внесением их в таблицы, а также консультацией по поводу коммуникации с ними.
6. Помощью отделу финансов в вопросах хранения сумм для проведения посвята.
7. Коммуникацией с первокурсниками внутри чата гостей мероприятия.
7. Проведением заселения и выселения первокурсников, их логистику на мероприятии.
8. Трансфером остатков до гаража
Задачи других отделов
Несмотря на это, я также занималась работой и с другими отделами — иногда просто помогая, а иногда полностью включаясь в работу.
1. Отдел развлечений Для отдела развлечений я полностью придумала основную канву сюжета, а также консультировала отдел по вопросам важных этапов в разработке. Также организовывала таблицу с поиском актеров, проводников групп и организаторов, проводящих точки после квеста. Искала людей на закрытие открытых позиций и на замену, если люди отказывались. Координировала часть организаторов на площадке.
2. Отдел декораций Генерировала идеи для декораций, частично помогала с оформлением декораций и их сбором. Оформляла и разбирала декорации на площадке.
3. Отдел бара и еды Помогала с закупками и консультировала по вопросам составления сметы.
5. Отдел пиара Занималась техническим дизайном всех печатных материалов — подготавливала в печать все стикеры, таблички, карту корпуса, тематические карты мафии для игры. Разработала эмодзи для системы потоков. Полностью оформляла, писала и публиковала посты в закрытый канал в неделю мероприятия и в день его проведения для организации гостей на площадке.
Также подготовила к печати силиконовые браслеты в подарок всем гостям мероприятия, заказала и забрала их у изготовителей.
Мерч посвящения этого года
6. Отдел погружения Помогла с налаживанием работы отдела — в этом году он появился впервые, заменив отдел комикса, и у нас возникли проблемы с его организацией. В конце концов отделом погружения были подготовлены — небольшой комикс, газета (не вышла в печать), а также посты, погружающие в лор сюжета мероприятия.
Примеры постов внутреннего канала
Координация со Школой дизайна
Как и в прошлые годы, часть работы не обошлась без поддержки Школы дизайна.
В течение работы учебный офис бронировал для организаторов аудитории — под отборы и репетиции, а также предоставил нам разрешение на печать материалов в Препрессе Школы дизайна.
Также фотосессия организаторов прошла в Фотостудии Школы дизайна на Измайловском шоссе.
Результаты
Мы успешно посвятили первокурсников в традиции Школы дизайна и классно провели время!
В рамках посвящения этого года мы смогли сохранить идеи, заложенные основателями в это мероприятие, а также добиться автоматизации многих процессов, которые раньше приносили много проблем.
